1. Diagnóstico y análisis de necesidades
• Reunión con el líder del equipo: plantear las necesidades básicas del equipo y los objetivode la reunión y/o del equipo.
• Evaluar la necesidad de entrevistar a los miembros del equipo o entregarles una encuesta confidencial online para identificar los problemas y confirmar las necesidades, objetivos y expectativas de la reunión. Lo mismo para los clientes internos.
• La encuesta o entrevistas realizadas por terceras pueden servir al líder del equipo para identificar mejor los problemas, conocimientos y aptitudes que pueda necesitar su equipo, y lograr una mejor participación en las metas y objetivos del evento.
2. Confirmación de objetivos y resultados esperados
• Revisión de los resultados de la encuesta / entrevistas con el Líder del equipo.
• Confirmar los motivos, objetivos y los resultados esperados de la reunión.
• Nombre y tema de la reunión.
• Fijar fecha y enviar invitación para bloquear agendas.
3. Diseño a la medida
• Duración y fechas de la reunión
• Número óptimo de participantes y sus nombres
• Invitados inspiradores (expertos en la materia, formadores/coach, conferenciantes, animadores) según los objetivos del equipo/reunión.
• Elección del lugar (entorno nuevo = ideas nuevas)
• Actividades de “consolidación” enfocadas en los objetivos.
• Procesos de comunicación: formas diferentes, íntimos, etc.
• Agenda: definir contenidos y procesos
• D&B confirma y organiza el lugar, los invitados, actividades etc.
• Envío de las invitaciones iniciales a los participantes
• La idea es aplicar un elemento de riesgo en función de la “rigidez” del equipo (ej. entornos que favorezcan la intimidad como yates, casas de campo).
• Elegir los Invitados Inspiradores cuyos conocimientos y capacidades se puedan aplicar directamente al equipo y proyecto en cuestión.
• Insertar en las sesiones de trabajo actividades de “consolidación” divertidas, pero que guarden relación con los objetivos de la reunión.
4. Comunicación y logística
• Envío de folleto de bienvenida a todos los participantes: incluye objetivos, lista de participantes, metodología, agenda y contenidos, logística, etc.
• Establecimiento de fechas límite para las contribuciones y material de participantes e invitados
• Preparación del cuaderno de Equipo (presentaciones, datos de la encuesta, etc.)
• La idea es preparar meticulosamente el plan de comunicación, establecer el tono adecuado para la reunión y darle un nombre relacionado con el objetivo o el lugar para hacerla memorable. Es vital que las METAS y OBJETIVOS estén claros.
• D&B finaliza los detalles logísticos.
5. Realización y facilitación reunión de equipo
• Un Socio D&B acompaña al Director del equipo y al equipo durante todas las fases de análisis, diseño y preparación, tanto durante como después de la reunión.
• Un Socio D&B-Infova será el anfitrión del evento y moderador de las reuniones, según necesidades del director del equipo y el rol del Invitado Inspirador.
• Una parte esencial del proceso de facilitación es asegurar la definición y acuerdo de planes de acción específicos con roles y responsabilidades claros.
6. Evaluación de resultados
• Resumen de los acuerdos, próximos pasos y planes de acción
• Breve encuesta on-line a todos los participantes: ¿Qué cosas funcionaron y cuáles no?. Evaluar efectividad de la reunión: talleres, debates, actividades de consolidación y experienciales, invitados inspiradores, facilitadores, etc. Reflexión sobre próximos pasos.
• Informe de D&B para el director del equipo: perspectiva D&B de cómo fue la reunión, necesidades del equipo y próximos pasos recomendados
• Según objetivos del cliente, evaluación de comportamientos y actitudes individuales observados durante la reunión.
• Necesidades potenciales de formación o coaching: individual o de equipo.
• Ideas para la siguiente reunión
7. Seguimiento de plan de acción
• Según deseo / necesidad del cliente, D&B-Infova puede ofrecer soporte y facilitación de seguimientos y planes de acción para el equipo o para individuos (contratación aparte)
8. Coaching según necesidades
• Según deseo / necesidad del cliente, D&B-Infova también puede ofrecer formación o coaching de individuos y/o del equipo (contratación aparte).